W erze cyfrowej transformacji wybór odpowiednich narzędzi do pracy biurowej ma kluczowe znaczenie dla efektywności, bezpieczeństwa i rozwoju każdej organizacji.
W związku ze zbliżającym się końcem wsparcia dla Office 2016 i Office 2019 (14 października 2025 r.) wielu klientów rozważa przejście na nowoczesne rozwiązania. Naturalnym krokiem jest migracja do Microsoft 365 Apps – nowoczesnego pakietu biurowego w modelu subskrypcyjnym, opartego na chmurze.
Microsoft 365 Apps to jeden z najczęściej wybieranych pakietów narzędzi biurowych na świecie. Jednak wielu klientów biznesowych staje przed dylematem: Microsoft 365 Apps for Business czy Microsoft 365 Apps for Enterprise? Która wersja będzie najlepsza dla Twojej firmy?
W artykule wyjaśniamy różnice między tymi wersjami, przedstawiamy ich możliwości oraz podpowiadamy, jak dopasować wybór do realnych potrzeb Twojego biznesu.
Czym jest Microsoft 365 Apps?
Microsoft 365 Apps to pakiet aplikacji biurowych Microsoft, który oferuje dostęp do zawsze aktualnych wersji takich programów jak:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- Publisher (dostępny tylko na Windows)
- Access (dostępny tylko na Windows)
Warto dodać, że programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook i OneNote są również dostępne w wersjach na macOS, iOS, Android oraz jako aplikacje webowe, co zapewnia elastyczność pracy na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych.
Pakiet ten dostępny jest w dwóch głównych wariantach biznesowych:
- Microsoft 365 Apps for Business
- Microsoft 365 Apps for Enterprise
Obie wersje oferują podstawową funkcjonalność aplikacji Office, dostępnych zarówno w chmurze, jak i do instalacji na urządzeniach lokalnych. Dodatkowo, dzielą szereg wspólnych, kluczowych korzyści:
- Instalacja na wielu urządzeniach: Każdy użytkownik może zainstalować aplikacje na 5 komputerach PC/Mac, 5 tabletach i 5 smartfonach.
- Współpraca w czasie rzeczywistym: Z łatwością edytujcie dokumenty, prezentacje czy arkusze kalkulacyjne wspólnie, w czasie rzeczywistym.
- Automatyczne zapisywanie plików i wersjonowanie: Twoje dane są bezpieczne, a Ty zawsze masz dostęp do wcześniejszych wersji dokumentów.
- Sway: Intuicyjne narzędzie do tworzenia interaktywnych prezentacji, newsletterów, ofert handlowych i materiałów marketingowych. Jest lżejsze i bardziej dynamiczne niż PowerPoint, idealne do publikacji online i zoptymalizowane pod urządzenia mobilne.
Mimo tych wspólnych cech, wersje Business i Enterprise różnią się znacząco w zakresie funkcji zaawansowanych, limitów użytkowników, poziomu wsparcia IT oraz możliwości zarządzania.
Microsoft 365 Apps for Business – dla kogo?
Microsoft 365 Apps for Business to idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm, które potrzebują niezawodnych i znanych aplikacji biurowych, ale nie wymagają zaawansowanego zarządzania użytkownikami czy integracji z systemami klasy Enterprise.
Najważniejsze cechy:
- Licencja dla maksymalnie 300 użytkowników,
- Aplikacje Office instalowane lokalnie i dostępne online,
- 1 TB przestrzeni dyskowej w OneDrive dla Firm na użytkownika,
- Automatyczne aktualizacje aplikacji,
- Brak zaawansowanych narzędzi IT do scentralizowanego zarządzania urządzeniami i użytkownikami (zarządzanie jest bardziej manualne),
- Brak integracji z usługami takimi jak Microsoft Intune czy zaawansowanymi narzędziami klasy Enterprise, co uniemożliwia kompleksowe zarządzanie środowiskiem IT,
- Wsparcie podstawowe – bez gwarantowanych czasów reakcji (SLA) na poziomie Enterprise.
Korzyści:
- Niższy koszt subskrypcji w porównaniu do wersji Enterprise,
- Proste wdrożenie i użytkowanie,
- Idealny wybór dla firm, które nie posiadają rozbudowanego działu IT.
Microsoft 365 Apps for Enterprise – kiedy warto?
Microsoft 365 Apps for Enterprise to rozwiązanie stworzone z myślą o średnich i dużych organizacjach oraz firmach, które mają większe wymagania w zakresie bezpieczeństwa, skalowalności i zarządzania.
Kluczowe funkcje:
- Brak limitu użytkowników – odpowiednie dla rozbudowanych struktur.
- Aplikacje Office z pełną funkcjonalnością.
- OneDrive dla Firm: Domyślnie 1 TB przestrzeni, z automatycznym rozszerzeniem po zakupie 5 licencji (co może zapewnić większe pojemności w zależności od planu).
- Praca w środowiskach współdzielonych (np. terminale, VDI) dzięki:
- Shared Computer Activation – niezbędna funkcja, która umożliwia użytkownikowi logowanie się na wspólnym urządzeniu i dostęp do własnych aplikacji Office oraz licencji.
- Zaawansowane narzędzia zarządzania:
- Cloud Policy – centralne zarządzanie ustawieniami Office bezpośrednio przez przeglądarkę, co ułatwia spójne konfigurowanie środowiska.
- Office Telemetry Dashboard – narzędzie do monitorowania użycia i wydajności aplikacji Office w całej organizacji, pomagające w identyfikacji problemów.
- Zaawansowane polityki grup (GPO) – umożliwiające szczegółową konfigurację i wdrażanie ustawień.
- Rozszerzone możliwości zabezpieczeń i zgodności z normami prawnymi, w tym zaawansowane funkcje z pakietu Microsoft Purview (np. Information Protection, zapobieganie utracie danych DLP, szyfrowanie, eDiscovery).
- Ważna uwaga: Usługi Microsoft Purview nie są zawarte bezpośrednio w pakiecie Microsoft 365 Apps for Enterprise i wymagają osobnej subskrypcji (np. w ramach planów Microsoft 365 Enterprise E3/E5). Microsoft 365 Apps for Enterprise zapewnia jednak integrację i funkcjonalność niezbędną do ich wykorzystania.
- Zaawansowane narzędzia analityczne i audytowe w Excelu: Dostęp do funkcji takich jak Excel Spreadsheet Compare, Inquire, Power View, Database Compare, które są niezwykle przydatne w analizie danych, dokumentacji audytowej, finansach oraz przy pracy z Power BI (wymagane są oddzielne licencje na Power BI).
- Wsparcie techniczne na poziomie Enterprise z SLA (Service Level Agreement), zapewniające gwarantowane czasy reakcji.
Kiedy wybrać?
- Gdy Twoja firma posiada więcej niż 300 pracowników
- Gdy potrzebujesz centralnego zarządzania aplikacjami i urządzeniami w całej organizacji
- Gdy wymagana jest zgodność z rygorystycznymi normami branżowymi (RODO, ISO, HIPAA)
- Gdy bezpieczeństwo i ochrona danych stanowią absolutny priorytet
- Gdy planujesz wdrożenie Office w środowiskach wirtualnych (VDI)
Którą wersję Microsoft 365 Apps wybrać?
Wybór pomiędzy Microsoft 365 Apps for Business a Apps for Enterprise powinien być uzależniony od potrzeb organizacji – zarówno obecnych, jak i przyszłych.
Wybierz Apps for Business, jeśli:
- Twoja firma zatrudnia mniej niż 300 pracowników
- Potrzebujesz tylko podstawowych funkcji aplikacji Office
- Nie masz rozbudowanego działu IT
- Koszt wdrożenia ma kluczowe znaczenie
Wybierz Apps for Enterprise, jeśli:
- Zarządzasz dużą organizacją z wieloma lokalizacjami
- Potrzebujesz zaawansowanego zarządzania IT i zabezpieczeń
- Twoja firma działa w sektorze regulowanym (np. finanse, medycyna)
- Myślisz długofalowo o skalowaniu i cyfrowej transformacji
Jeśli masz wątpliwości, którą wersję wybrać, skontaktuj się z naszym zespołem – jako partner Microsoft pomożemy Ci dobrać optymalne rozwiązanie licencyjne, wdrożyć system i przeszkolić pracowników.
Podsumowanie
Microsoft 365 Apps to potężne narzędzie dla nowoczesnych firm, niezależnie od ich wielkości. Przejście na ten model subskrypcyjny jest szczególnie istotne w obliczu zbliżającego się końca wsparcia dla starszych wersji Office. Wybór odpowiedniej wersji – for Business czy for Enterprise – zależy od skali działalności, potrzeb w zakresie zarządzania i poziomu bezpieczeństwa, jakiego oczekujesz. Obie wersje zapewniają dostęp do niezawodnych aplikacji Office oraz wspólne funkcje ułatwiające współpracę, jednak różnią się zakresem funkcji administracyjnych i poziomem wsparcia technicznego.